Dossiers de crédit

Le dossier de crédit est le cœur de CreditSoft. Tout ce qui se rapporte à une demande de crédit — les demandeurs, le bien, les contrats, les parties concernées et les documents demandés — figure au même endroit, sur une seule page.

Ouvrir l'écran

Dans la barre latérale, cliquez sur Crédit, puis sur Dossiers de crédit.

La liste

Par dossier, vous voyez qui en fait la demande, par qui il passe et où il en est :

Colonne	Ce qu'elle affiche
N° de dossier	Le numéro interne du dossier
Statut	Où en est le dossier
Montant du crédit	Le montant effectivement accordé
Demandeur	Tous les demandeurs du dossier, à la suite
Apporteur	L'apporteur par lequel le dossier est arrivé
Institution	L'institution de crédit
Propriétaire	Le collaborateur qui suit le dossier
Date de dépôt	Quand le dossier a été introduit
Date d'effet	Quand le crédit prend effet

Via le sélecteur de colonnes, vous en ajoutez six autres : Sales, Crédit demandé, Investissement total, Fonds propres, Quotité et Bien. Elles sont masquées par défaut, car tous les bureaux ne les remplissent pas, et parce que la liste ne tiendrait plus à côté du journal. Votre choix est mémorisé pour la fois suivante.

Créer un dossier

Avec Nouveau dossier en haut de la liste, vous créez un dossier vide. Le statut de départ varie d'un bureau à l'autre : CreditSoft le demande donc une fois plutôt que de le deviner. La liste ne propose que les statuts en usage ; ceux que vous avez retirés n'y figurent pas.

Configurez-le une fois et la question disparaît

Si vous fixez le statut de départ sous Administration → Phases du tableau de bord, il n'est plus demandé et un nouveau dossier s'ouvre directement comme fiche.

Configurez d'abord vos statuts

Si vous n'avez pas encore configuré de statuts de dossier, CreditSoft le signale et ne crée pas de dossier. Configurez-les d'abord dans Listes de choix.

Le numéro de dossier

CreditSoft peut attribuer lui-même le numéro de dossier : un nouveau dossier reçoit alors automatiquement le numéro suivant de la série, et deux dossiers ne reçoivent jamais le même. Cette numérotation s'active par bureau ; demandez-la à ADM-Concept, avec le numéro auquel la série doit commencer. Si vous encodez malgré tout un numéro vous-même, il doit être libre : CreditSoft refuse, à l'enregistrement, un numéro qui figure déjà sur un autre dossier. Si la numérotation n'est pas activée, vous encodez le numéro vous-même et CreditSoft ne le vérifie pas.

Rechercher et filtrer

Rechercher — le champ de recherche porte sur toutes les colonnes visibles. Si vous activez une colonne via le sélecteur, la recherche s'y applique aussitôt.
Statut, Apporteur et Propriétaire — les trois listes de choix du haut. Elles n'affichent que ce qui figure dans vos dossiers, donc aucun statut sans dossier. Sous Propriétaire figure aussi Sans propriétaire, s'il y a de tels dossiers.
Par date — les colonnes Date de dépôt et Date d'effet se filtrent via l'entonnoir sur l'en-tête de colonne, ou via le constructeur de filtres pour une plage telle que « entre le 1er janvier et le 30 juin ». Voir Filtrer et rechercher dans les listes.
Depuis le tableau de bord — si vous arrivez depuis une phase ou depuis les Dossiers à l'arrêt du tableau de bord, la liste est déjà filtrée. Le filtre actif s'affiche en haut, avec un bouton Effacer le filtre à côté.
Exporter — vers Excel ou CSV, avec les filtres actifs à ce moment-là. L'export suit la langue de votre écran.

Journal — cliquez à droite sur le rail Journal pour consulter les tâches, notes, les appels, pièces jointes, le courrier, les schémas de commission et l'historique du dossier sélectionné sans l'ouvrir.

Double-cliquez une ligne pour ouvrir le dossier.

Pour ouvrir le dossier dans un nouvel onglet de votre navigateur, maintenez Ctrl enfoncé (Cmd sur un Mac) en cliquant sur la ligne, cliquez avec la molette, ou cliquez sur la flèche en début de ligne. La liste reste affichée, ce qui vous permet de garder plusieurs dossiers ouverts côte à côte. Un clic droit sur la flèche ouvre le dossier dans une nouvelle fenêtre ou copie le lien. Voir Plusieurs fiches côte à côte.

Transférer des dossiers

Un collègue s'en va, ou quelqu'un d'autre reprend ses clients : vous transférez ses dossiers en une fois.

Sous Propriétaire en haut, choisissez le collègue dont viennent les dossiers.
Cochez les dossiers. La case de l'en-tête coche tous les dossiers qui répondent à votre recherche et à vos filtres, sur toutes les pages ; en haut, vous voyez combien sont sélectionnés.
Cliquez sur Transférer… dans la bande au-dessus de la liste.
Choisissez ce que vous transférez — le propriétaire ou le sales — et à qui. Vous voyez aussitôt de qui viennent les dossiers ; ceux qui appartiennent déjà à ce collègue restent inchangés.
Laissez Aussi les tâches ouvertes … coché si les tâches ouvertes de ces dossiers doivent suivre. Seules les tâches attribuées à la personne précédente suivent.
Cliquez sur Transférer.

Un collègue sans compte

Une tâche est liée à un compte. Si le collègue à qui vous transférez n'a pas de compte, les dossiers sont bien transférés mais les tâches restent où elles sont. CreditSoft l'indique dans la fenêtre.

Un transfert ne change rien à la date de la dernière activité : un dossier à l'arrêt reste à l'arrêt jusqu'à ce que quelqu'un s'en occupe. Qui a transféré quoi, de qui à qui, figure dans l'historique de chaque dossier et dans le journal des actions.

Envoyer un e-mail groupé

Pour écrire en une fois aux demandeurs d'une série de dossiers — le bureau ferme, une nouvelle façon de travailler :

Cochez les dossiers. La case de l'en-tête coche tout ce qui répond à votre recherche et à vos filtres, sur toutes les pages.
Cliquez sur E-mail groupé… dans la bande au-dessus de la liste.
Vérifiez qui reçoit l'e-mail, choisissez un modèle ou tapez un texte libre, puis cliquez sur Aperçu.
Cliquez sur Envoyer et confirmez.

Chaque demandeur ayant une adresse e-mail reçoit son propre e-mail, qui figure ensuite dans le courrier du dossier. Qui est ignoré et pourquoi, et comment fonctionne le lien de désinscription : voir Courrier. Le bouton requiert le droit Envoyer un e-mail groupé.

Le dossier

Le dossier tient sur une seule page. En haut, le bloc principal reprend les données dont vous avez le plus souvent besoin ; en dessous, les dates et le bien à gauche, les contrats à droite. En bas à droite, Parties, Remarques, Demandés et Prêts et charges figurent côte à côte sous forme d'onglets — quatre listes qui partagent le même emplacement, pour que vous puissiez les atteindre toutes les quatre sans faire défiler la page.

Données du dossier

Le bloc d'en-tête porte ce dont vous avez le plus souvent besoin : numéro interne, propriétaire, sales, statut, institution financière, apporteur, le montant du crédit avec la case Retenir, et la date de l'acte.

Dans la carte en dessous à gauche figurent en haut les dates de dépôt et d'approbation, avec le type de dossier. En dessous, la signature de l'offre se trouve à côté de la date limite de l'offre, suivie des dates limites de l'acte et des conditions suspensives. Ces trois dates limites apparaissent sur le tableau de bord parmi les délais. En dessous figure À revoir le avec un motif : la date à laquelle vous voulez réexaminer le dossier, même longtemps après l'acte. Si la date de l'acte est remplie, le lien Un an après l'acte complète la date pour vous. Le dossier apparaît alors sur le tableau de bord sous À revoir, avec le motif. Le bas de la carte reprend le but, la valeur estimée et la quotité.

Un montant vide reste vide

Si vous laissez un montant non renseigné, il reste vide — il ne devient pas 0 €. La distinction compte : pour un dossier sans montant de crédit, vous voyez qu'il n'est pas encore connu, et non qu'il serait nul.

Propriétaire et Sales sont des listes déroulantes de vos collaborateurs. Vous pouvez y taper pour rechercher, et la croix vide à nouveau le champ.

Deux cases méritent votre attention :

Retenir — à côté du montant de commission : détermine si la commission de ce dossier est retenue.
Offre signée envoyée — vous avez transmis l'offre signée.

En bas du bloc figure Remarques internes : un champ de texte libre pour vos propres notes sur ce dossier. C'est autre chose que l'onglet Remarques, où chaque ligne porte l'auteur et la date.

Proposition selon le barème

Si votre bureau a un barème des commissions qui couvre ce dossier, une ligne figure sous les données du dossier : Proposition selon le barème, avec le montant que le barème calcule pour ce dossier. Si la compagnie ne figure pas dans le barème, ou si l'acte précède la première version, cette ligne n'apparaît pas — sauf si un remboursement anticipé est indiqué sur le dossier.

Reprendre place le montant proposé dans le champ Montant de commission. Rien n'est encore enregistré : vous vérifiez et cliquez sur Enregistrer, comme pour toute modification. Si le montant y figure déjà, la mention figure déjà dans le champ apparaît.
détails ▸ déplie l'explication : par contrat (ou pour le dossier s'il n'y a pas de contrats) la compagnie, le pourcentage, le montant de calcul et la version du barème qui s'applique.

S'il y a quelque chose à choisir, la ligne se déplie d'elle-même :

Choisissez la formule — la compagnie a plusieurs formules et le produit ne décide pas laquelle. Choisissez celle de ce crédit. autre formule permet de choisir à nouveau.
Renonce à la commission — si la règle a des paliers de réduction de taux, vous choisissez ici combien de commission vous cédez. L'explication montre alors le calcul et la réduction de taux pour le client. Si vous choisissez ensuite une autre formule, la renonce choisie tombe.

La proposition calcule avec les données enregistrées : le montant des contrats (ou le montant octroyé, sinon le montant demandé), la durée, le taux et la date d'acte. Si vous les modifiez, enregistrez d'abord.

Remboursement anticipé ou exigibilité

En bas de la proposition dépliée figure le lien Remboursement anticipé ou exigibilité…. Vous y indiquez la date à laquelle tout le dossier s'est terminé plus tôt, et s'il s'agit d'un remboursement ou d'une exigibilité. Une date future est refusée. Le dossier arrive alors sur la liste Récupérations à confirmer ; tant qu'il n'y est pas traité, vous pouvez encore modifier ou effacer la date. Ensuite figure récupération traitée le.

Motif d'abandon

Si le statut clôture le dossier sans acte — par exemple Crédit refusé ou Sans suite —, deux champs figurent sous le statut : Motif d'abandon et Précision. Indiquez si la banque a refusé ou si le client a renoncé, et pourquoi. Dans la précision, vous écrivez ce que le choix ne dit pas.

Le champ apparaît dès que vous choisissez un tel statut. Les statuts qui clôturent un dossier se règlent dans les Phases du tableau de bord : un statut dans une phase finale qui ne compte pas comme réussie. Si votre bureau n'a pas encore réglé de phases, le champ figure sur chaque dossier.
Un motif n'est pas obligatoire. L'onglet Production du tableau de bord montre pourquoi vos dossiers sont abandonnés, et aussi pour combien un motif est rempli.
Si vous rouvrez le dossier plus tard, le champ disparaît. Le motif reste enregistré, mais ne compte plus.
Vous adaptez les motifs sous Listes de choix.
Vos apporteurs voient le motif dans leur portail, mais ne peuvent pas le modifier.

Bien

Sur la fiche elle-même figure la valeur estimée, avec la quotité à côté.

Le reste du bien se trouve derrière le bouton Fiche d'investissement & bien… : l'adresse du bien, le type de bien, la date de validité du PEB et la case Libre choix de l'assurance incendie. Dans cette même fenêtre, vous établissez le calcul d'investissement complet — achat, construction neuve, rénovation, frais de notaire, inscription hypothécaire et tous les autres postes, avec en bas l'investissement total et l'apport propre.

Demandeurs de crédit

Qui demande le crédit. Liez une relation existante avec + Lier un demandeur. La liste indique, pour chaque demandeur, combien de revenus et combien de charges ont été saisis.

Si la personne que vous liez porte encore un type de contact, comme Prospect, CreditSoft demande après l'enregistrement s'il peut être effacé. Elle disparaît ainsi de votre liste de prospects : elle est désormais cliente. Conserver garde le type ; la question ne revient pas lorsque vous enregistrez plus tard le même demandeur. Pour une entreprise comme demandeur, CreditSoft ne pose pas la question.

Double-cliquez un demandeur pour ouvrir sa fenêtre. Elle compte trois onglets :

Général — la relation. Le bouton Enregistrer en bas porte sur cet onglet.
Revenus — chaque revenu est une ligne : le type, le montant et si ce montant vaut par mois ou par an, avec l'employeur, la fonction, le type de contrat et la période pendant laquelle il court.
Prêts et charges — les crédits que le demandeur rembourse aujourd'hui, et ses charges fixes. Voir Prêts et charges ci-dessous.

Une ligne s'enregistre dans sa propre fenêtre : elle figure immédiatement sur le dossier, indépendamment du bouton Enregistrer du demandeur. Un demandeur que vous venez de rattacher, vous l'enregistrez donc d'abord ; ensuite vous ajoutez ses revenus et ses charges.

Le type propose la période

Si vous choisissez Pécule de vacances ou Prime de fin d'année, la période passe à Par an ; pour les autres types, à Par mois. Vous pouvez toujours la modifier.

Vous gérez vous-même les types de revenu sous Administration → Listes de choix, dans la liste Type de revenu. Chaque bureau démarre avec les mêmes onze : revenu mensuel net, revenu étranger, pécule de vacances, prime de fin d'année, chèques-repas, allocations familiales, quatre types de revenus locatifs (privés ou professionnels, actuels ou futurs) et autre revenu.

Pas de totaux

CreditSoft n'additionne pas les revenus et ne calcule pas de taux d'endettement. Un salaire mensuel et une prime annuelle ne s'additionnent pas simplement, et une somme inexacte se lit malgré tout comme une réponse.

Prêts et charges

Pour une nouvelle ligne, vous choisissez d'abord le type. Ce que la fenêtre demande ensuite en dépend.

Un prêt — crédit hypothécaire, prêt à tempérament, vente à tempérament, ouverture de crédit ou leasing — demande l'organisme de crédit, le numéro de contrat, la durée, le montant initial, le solde, le remboursement mensuel, le taux d'intérêt, les dates de début et de fin, la régularité du remboursement (régulier, régularisé ou fiché) et une éventuelle indemnité de remploi.

Organisme de crédit propose vos institutions de crédit, mais vous pouvez aussi y taper un autre nom : un prêt en cours se trouve souvent auprès d'une banque avec laquelle vous ne travaillez pas.
Cochez Reprendre lorsque le nouveau crédit reprend ce prêt.

Pour un loyer, une pension alimentaire ou une autre charge, la fenêtre ne demande que le montant par mois et la période, avec la case Disparaît après le nouveau crédit — par exemple le loyer qui s'arrête lorsque votre client emménage dans son nouveau logement.

Sur le dossier lui-même figure l'onglet Prêts et charges, à côté de Parties, Remarques et Demandés : les lignes de tous les demandeurs réunies, avec une colonne Demandeur. Vous voyez ainsi, à côté des contrats du nouveau crédit, ce que vos clients remboursent déjà aujourd'hui. La colonne Après le crédit indique quels prêts sont repris et quelles charges disparaissent. Vous pouvez aussi y ajouter directement une ligne ; vous choisissez alors d'abord le demandeur.

Dans la fiche d'investissement

Sous Solde reprise de crédits, la fiche d'investissement affiche la somme des soldes des prêts que vous avez cochés Reprendre. C'est une aide à la saisie : le montant du champ lui-même, c'est vous qui le fixez.

Patrimoine

L'onglet Patrimoine affiche les biens que votre client possède déjà — à côté du bien que ce crédit finance, qui reste sous Fiche d'investissement & bien. Pour chaque bien, vous voyez l'adresse, le type, le propriétaire, la valeur, le solde restant dû et le loyer mensuel. En bas figure une ligne de total avec la valeur totale, le solde restant dû total et le loyer mensuel total. Une colonne dans laquelle aucun bien ne porte de montant affiche un tiret et non 0,00 €.

Cliquez sur + Ajouter un bien, ou double-cliquez un bien pour le modifier :

Champ	À quoi il sert
Type	La destination du bien — habitation familiale, appartement mis en location, commerce mis en location, …
Propriétaire	L'un des demandeurs, ou Ensemble
Adresse	Rue, numéro et boîte, avec le sélecteur de code postal et de commune comme pour les relations
Valeur, Solde restant dû, Loyer mensuel	Les montants que la ligne de total additionne
Remarque	Ce qui ne trouve pas sa place dans un champ, par exemple une vente prévue

Un bien a besoin au moins d'un type ou d'une adresse. Chaque bien s'enregistre séparément ; il n'est pas nécessaire d'enregistrer le dossier pour cela.

Un prêt sur un bien

Le solde restant dû figure sur le bien. Si un prêt court sur ce bien, sa mensualité figure sous Prêts et charges — vous ne comptez ainsi pas la mensualité deux fois.

Le patrimoine figure aussi sur l'impression du dossier, avec la même ligne de total.

Conseil

L'onglet Conseil résume le conseil donné au client : conseil ou pas de conseil, sur quelle base, combien d'offres vous avez comparées et quelles copies le client a reçues. Enregistrer un conseil ou Ouvrir le conseil mène à la page de conseil du dossier. Un apporteur ne voit pas cet onglet.

Factures

L'onglet Factures montre la charte de ce dossier et les factures qui s'y rattachent. Vous le voyez avec le droit Voir les factures.

Charte — cochez Ce dossier a une charte et indiquez le montant de la charte. Cliquez sur Enregistrer dans cette carte : la charte s'enregistre à part, pas avec le dossier. Un dossier avec charte apparaît dans À facturer jusqu'à ce que sa facture soit définitive.
Factures — les factures et notes de crédit de ce dossier. Double-cliquez-en une pour l'ouvrir.
Créer une facture ouvre une nouvelle facture avec le premier demandeur comme client et ce dossier rempli ; avec une charte, le montant de la charte y figure déjà comme ligne.

Contrats

Les contrats de crédit rattachés à ce dossier. La liste affiche le numéro, le produit, le statut, le montant, la durée, le taux d'intérêt et l'institution ; la charge mensuelle et la date de début se trouvent sur le contrat lui-même.

La fenêtre du contrat s'adapte au type de produit : pour un crédit ordinaire elle demande le type de produit, le taux, la variabilité et la charge mensuelle ; pour une assurance solde restant dû s'y ajoutent la prime, le type et la périodicité, ainsi que la désignation des personnes assurées.

À côté du numéro de contrat figure le n° de dossier provisoire : le numéro attribué par l'institution tant qu'il n'y a pas encore de numéro de contrat définitif. Pour un crédit, vous complétez aussi la date d'introduction et la date prêt pour l'acte, sous la date de début.

Pour un crédit hypothécaire, la Première révision figure à côté de la variabilité : la date à laquelle le taux est révisé pour la première fois. Si vous choisissez une variabilité dont votre bureau connaît les années, et que le champ est encore vide, CreditSoft propose une date : la date de début du contrat — ou à défaut la date de l'acte — plus le nombre d'années. Vous pouvez adapter cette date. Si elle diffère de la proposition — par exemple parce que vous avez ensuite choisi une autre variabilité — la proposition s'affiche en dessous, avec Utiliser la proposition à côté. À partir de la première révision, le tableau de bord calcule lui-même les révisions suivantes. Pour vos contrats existants, la première révision est déjà remplie lorsque la variabilité connaît ses années et que la date de début ou d'acte est connue.

Un e-mail lors d'un nouveau statut

Si votre bureau a configuré des e-mails par moment, l'enregistrement d'un contrat ou du dossier peut entraîner un e-mail au client — par exemple lorsqu'un contrat reçoit le statut Introduit.

Si le moment est en mode Proposer, un e-mail déjà complété s'ouvre après Enregistrer, avec tous les demandeurs comme destinataires. Vous le relisez, l'adaptez si vous le souhaitez, et l'envoyez — ou vous fermez la fenêtre.
S'il est en mode Automatique, l'e-mail part tout de suite ; un message vous le signale.

Un moment part au maximum une fois par contrat ou dossier. Vous retrouvez l'e-mail dans le courrier du dossier.

Parties

Les professionnels concernés — agence immobilière, notaire, expert ou comptable. Pour chaque partie, vous suivez si elle est désignée et si le rapport a été reçu, avec les dates et coordonnées correspondantes.

Garants, ASRD & réductions

Derrière le bouton Garants, ASRD & réductions…, trois listes sont réunies : les garants et prêteurs, les assurances solde restant dû (avec l'assureur, le pourcentage de capital assuré, le volet fiscal et fumeur) et les réductions accordées.

Documents demandés

Le troisième onglet, à côté de Parties et Remarques : la liste des pièces que vous attendez de ce client.

Le titre porte deux chiffres — Demandés (3/6) signifie trois validés sur les six que vous demandez. Vous voyez ainsi l'état d'avancement du dossier sans ouvrir l'onglet. Le chiffre de gauche indique ce qui est validé, pas ce qui est arrivé : une pièce qu'il vous reste à contrôler ne compte pas comme en ordre.

La colonne Statut indique en un mot où en est chaque pièce : Demandé (rien reçu), Reçu (fourni, en attente de votre contrôle), En ordre (approuvé) ou À renvoyer (refusé, avec le motif à côté).

Double-cliquez une ligne pour l'évaluer. Vous voyez les fichiers envoyés par votre client, avec leur taille et l'heure ; la loupe ouvre un PDF sans devoir le télécharger. Ensuite, vous choisissez :

Approuver — la pièce est en ordre et compte dans le compteur en haut.
Refuser — vous indiquez un motif. Il est obligatoire : votre client le lit dans son portail et sait ainsi ce qui ne va pas. Par défaut, un e-mail part également avec un nouveau lien vers le portail, afin qu'il puisse fournir à nouveau immédiatement. Ce qu'il avait envoyé est conservé.

Si finalement vous ne demandez pas une pièce, Supprimer dans cette même fenêtre la retire de la liste. Elle part à la corbeille et n'est donc pas définitivement effacée ; le compteur en haut en décompte une aussitôt.

Pièces déjà fournies par le client

Si un demandeur a déjà fourni une pièce sur sa fiche relation — par exemple avant qu'il y ait un dossier —, il ne doit pas la renvoyer. Si une pièce du même type est encore ouverte dans ce dossier, la ligne affiche Déjà fourni par Jan Peeters le 12/06/2026 avec un bouton Lier. Au-dessus de la liste figure Lier toutes les pièces déjà fournies s'il y en a plusieurs.

Après la liaison, la ligne passe à Reçu, avec via Jan Peeters, fourni le 12/06/2026 en dessous. Quelques points à savoir :

Le fichier reste un seul fichier, chez le client. Rien n'est déplacé ni copié : si un dossier suivant demande la même pièce, vous la liez à nouveau.
Vous l'évaluez à nouveau, pour ce dossier. Même une pièce déjà approuvée sur la relation commence ici sans évaluation — une fiche de paie d'il y a huit mois peut être trop ancienne pour ce dossier. Regardez donc la date.
Délier est possible dans la fenêtre d'évaluation tant que vous ne l'avez pas approuvée ; la ligne est alors de nouveau ouverte.
Si le client envoie malgré tout un nouveau fichier via son portail, c'est ce nouveau fichier qui compte.
Dans le portail client, votre client lit sur cette ligne qu'il a déjà fourni la pièce.

Le journal de ce dossier

Le bouton Journal en haut à droite, sur la ligne du numéro de dossier, ouvre un panneau à sept onglets : Tâches, Notes, Appels, Pièces jointes, Schémas de commission, Courrier et l'Historique — le tout pour ce dossier. Le panneau s'ouvre sur Tâches : ce qu'il reste à faire sur ce dossier.

Schémas de commission

Cet onglet indique, par apporteur, ce qui a été convenu pour ce dossier : le montant, la forme — étalé, par échéances ou montant fixe — et l'état. Si un dossier porte de nombreux schémas, ils sont regroupés par apporteur avec le total à côté ; cliquez sur un nom pour déplier les schémas en dessous.

Au-dessus de la liste se trouve le bouton Ajouter. Il crée un nouveau schéma pour ce dossier : vous choisissez l'apporteur, le montant total de la commission, la date de début et la forme de paiement. Si vous choisissez Étalé, vous complétez la part payée immédiatement et le nombre de mois sur lequel le reste est réparti. Si la part immédiate est inférieure à 100 %, le nombre de mois est obligatoire : sans mois, le reste ne serait jamais payé, et un tel schéma n'est pas non plus activé. Si vous choisissez Paiements planifiés, vous fixez vous-même les échéances : par échéance, combien de mois après la date de début et quel pourcentage de la commission totale. Un schéma peut porter jusqu'à 24 échéances, et leur somme ne doit pas nécessairement atteindre 100 %. Remplissez toutefois les deux champs par échéance : une échéance qui ne porte qu'un pourcentage ou qu'un mois est refusée, avec l'indication de la ligne concernée. Une ligne que vous avez ajoutée mais laissée vide peut rester : elle est ignorée.

CreditSoft remplit deux champs pour vous. L'apporteur est celui du dossier, ou le bureau au-dessus de lui si celui-ci règle lui-même ses apporteurs ; les apporteurs de ce bureau ne figurent alors pas dans la liste. La date de début est la date de l'acte, ou aujourd'hui s'il n'y a pas encore d'acte.

Un nouveau schéma est d'abord pas encore actif : rien n'est encore comptabilisé. Ce n'est qu'à l'activation que CreditSoft prépare les montants mensuels.

En haut de la fiche, à côté du nom du dossier ou de l'apporteur, figure l'état du schéma : Actif, Arrêté (avec la date) ou Pas encore activé. Vous voyez ainsi immédiatement si ce schéma rapporte encore aujourd'hui.

À côté d'Ajouter se trouvent un champ de recherche — pratique sur un dossier qui porte de nombreux schémas — et un menu pour exporter la liste vers Excel ou CSV.

Ce que vous pouvez faire ensuite dépend de l'état du schéma :

Pas encore actif — vous pouvez le modifier ou l'activer. CreditSoft prépare alors tous les montants mensuels en une fois, jusqu'à la fin de la durée. Tant que rien n'est payé, vous pouvez aussi le supprimer.
Actif — vous pouvez le modifier, le recalculer ou l'arrêter. Si vous modifiez un schéma actif, CreditSoft recalcule immédiatement les mois qui ne sont pas encore payés. Le recalcul montre d'abord ce qui changerait : par mois l'ancien et le nouveau montant, combien de mois déjà payés restent inchangés, et le total après. Cela ne se produit qu'après votre confirmation.
Arrêté — seule la date reste affichée ; la modification n'est plus possible. À l'arrêt, vous indiquez vous-même à partir de quelle date le schéma s'arrête, et pourquoi. À partir de ce mois, les mois non encore payés disparaissent ; ce qui précède ce mois reste.

Un rappel lors de l'enregistrement

Si vous enregistrez un dossier dont l'apporteur n'a pas encore de schéma de commission, un message vous le rappelle. Le dossier est enregistré normalement — c'est un rappel, pas un blocage. Si vous ne voyez pas ce message et souhaitez l'avoir, demandez à votre administrateur de l'activer ; il est désactivé par défaut, car tous les bureaux ne travaillent pas avec des schémas de commission.

Ce qui est payé reste

Un mois qui a figuré sur un bordereau n'est plus modifié par aucune de ces actions — pas même lors d'un recalcul. Le total après un recalcul peut donc différer du montant du schéma. Ce n'est pas une erreur : le passé a été payé et rapporté.

Pour la même raison, un schéma ne peut plus être supprimé dès qu'un mois a été payé. Si vous voulez malgré tout l'arrêter, utilisez Arrêter.

Sous Courrier, vous retrouvez l'invitation envoyée à votre client ainsi que l'e-mail concernant les pièces refusées, chacun avec son statut de livraison. Vous pouvez aussi y rédiger un courriel : le destinataire est alors déjà rempli avec le premier demandeur du dossier.

Le panneau flotte au-dessus de la fiche et la masque temporairement. Sur un écran large, cliquez l'épingle en haut à droite du panneau : la fiche se décale et les deux s'affichent côte à côte. Ce choix est mémorisé.

Inviter votre client

Le bouton Inviter le client, au-dessus de la liste, envoie à votre client un e-mail contenant un lien personnel. Il y voit les pièces que vous demandez et les téléverse — sans mot de passe, sans compte.

Vous choisissez le destinataire parmi les demandeurs du dossier ; leur nom et leur adresse sont indiqués, et vous pouvez aussi saisir une autre adresse. Le courriel provient de votre modèle Invitation portail client et est conservé dans le courrier de ce dossier, afin que vous puissiez retrouver quand et à qui vous l'avez envoyé.

Si votre client n'a pas d'adresse e-mail, utilisez Créer uniquement le lien : le lien s'affiche et vous le transmettez vous-même, par téléphone par exemple.

Dans la même fenêtre, Liens émis reprend toutes les invitations de ce dossier, avec la date d'envoi et la dernière fois que le client a ouvert le lien — ou pas encore ouvert. Vous voyez ainsi si votre client a déjà regardé. Cette date change chaque fois qu'il clique sur le lien ; s'il reste connecté et revient plus tard sans cliquer à nouveau, elle ne bouge pas.

Avec Voir comme le client à côté, vous ouvrez le portail dans un nouvel onglet, exactement tel que votre client le voit. Pratique pour vérifier ce que vous demandez avant d'envoyer l'invitation. Ce que vous y déposez arrive réellement sur le dossier — un bandeau jaune en haut vous le rappelle.

Le lien est nouveau à chaque fois

Une invitation n'est pas conservée et ne peut pas être récupérée — seule une empreinte l'est. Si vous en envoyez une deuxième, votre client reçoit un nouveau lien ; l'ancien continue de fonctionner jusqu'à son expiration.

Rappels à votre client

S'il manque encore des pièces, votre client reçoit automatiquement un rappel par e-mail : la liste de ce qui manque — avec le motif pour une pièce refusée — et un nouveau lien vers son portail. Cela se fait si vous avez activé les rappels sous Administration → Types de documents, et uniquement pour un client qui a reçu une invitation par e-mail pour ce dossier. Avec Créer uniquement le lien, aucun rappel ne part.

Au-dessus de la liste, vous voyez où en est le dossier : quand part le prochain rappel, et combien ont déjà été envoyés. Un dossier en reçoit au maximum trois. Ils s'arrêtent d'eux-mêmes dès qu'il ne manque plus rien ou que le dossier est clôturé.

Rappeler maintenant en envoie un tout de suite. Le prochain rappel automatique compte alors à partir d'aujourd'hui.
Plus de rappels les arrête pour ce dossier. Avec Reprendre, vous les réactivez ; ce qui a déjà été envoyé continue de compter.

Ce qui compte comme manquant

Une pièce au statut Demandé ou À renvoyer. Une pièce que votre client a déjà fournie et qui attend votre évaluation (Reçu) ne compte pas : c'est alors lui qui vous attend.

Les rappels partent chaque matin à 6 h. Le texte provient du modèle d'e-mail Rappel pièces manquantes (portail client), et l'e-mail figure ensuite dans le courrier du dossier.

Le bouton Fichiers vous permet de gérer les pièces jointes vous-même — pratique lorsqu'un document arrive par courrier ou par e-mail plutôt que via le portail. Le bouton Ajouter un document ajoute une pièce demandée à la liste. Cette liste de choix est groupée par catégorie : une même pièce existe souvent pour plusieurs types de dossiers — Données du notaire séparément pour Achat, Succession, Refinancement et cinq autres — et l'en-tête indique chaque fois de laquelle il s'agit.

Tout sur une seule liste

Si vous ne voulez pas vérifier dossier par dossier ce qui est arrivé, utilisez Documents à valider : les mêmes actions, mais tous dossiers confondus, avec un compteur dans le menu.

Les documents que vous pouvez demander, c'est vous qui les déterminez

La liste dans laquelle vous choisissez se gère sous Administration → Types de documents. Chaque bureau demande d'autres pièces : cette liste est la vôtre.

Remarques

L'onglet à côté de Parties. Vous y notez tout ce qui a été dit ou convenu sur ce dossier — un appel avec le client, un rendez-vous à la banque, une pièce que vous attendez encore. Chaque ligne porte son auteur et sa date.

Impression

Le bouton Imprimer l'aperçu génère un pdf de ce dossier, surmonté de votre propre en-tête. Il reprend, dans cet ordre : les données du dossier, les demandeurs de crédit, leurs revenus, leurs prêts et charges, le bien, la fiche d'investissement, les contrats, les parties et les remarques. Vous pouvez télécharger ce pdf ou l'envoyer directement par courriel.

L'impression montre ce qui est enregistré. Si vous venez de modifier quelque chose, enregistrez-le d'abord.
Pour le bien et la fiche d'investissement, seul ce qui est complété apparaît. La fiche d'investissement se termine par l'investissement total, l'apport propre et le crédit demandé.
Les revenus et les charges ne sont pas additionnés, comme à l'écran.
Un bloc sans contenu reste présent, avec une courte phrase. Vous voyez ainsi qu'il n'y a rien, et non qu'il manque quelque chose.
Si un bloc s'étend sur plus d'une page, ses en-têtes de colonnes figurent aussi en haut de la page suivante.

Vous cherchez des chiffres portant sur plusieurs dossiers — par statut, par prêteur, par apporteur ou par responsable commercial ? Vous les trouverez sous Rapports.