Documents à valider
Ce que vos clients fournissent via le portail client se retrouve ici : une seule liste avec toutes les pièces qui doivent encore être évaluées, tous dossiers confondus. Vous ne devez donc pas ouvrir chaque dossier pour vérifier si quelque chose est arrivé.
Ouvrir l'écran
Dans le menu de gauche, cliquez sur Documents à valider, sous Crédit. Le nombre à côté indique combien de pièces attendent ; s'il n'y a pas de nombre, il n'y a rien à faire.
Celui qui attend le plus longtemps figure en haut
La liste est triée sur le temps d'attente. Après la date, vous voyez depuis combien de jours une pièce attend ; à partir d'une semaine, ce nombre passe au rouge.
| Colonne | Signification |
|---|---|
| Dossier | Le numéro de dossier. Cliquez dessus pour ouvrir le dossier dans un nouvel onglet |
| Demandeur | Le ou les clients de ce dossier |
| Document | La pièce que vous aviez demandée. La mention Nouvelle tentative signifie qu'elle a déjà été refusée — survolez l'étiquette pour lire le motif précédent |
| Fourni le | Quand le client l'a envoyée |
| Fichiers | Combien de fichiers il a joints à cette seule pièce |
| Propriétaire | Le gestionnaire du dossier |
En haut, vous pouvez filtrer par propriétaire — pour ne garder que vos propres dossiers — et par temps d'attente, pour voir ce qui traîne.
Évaluer une pièce
Cliquez une ligne. Sous la liste apparaît ce que le client a envoyé : chaque fichier avec sa taille et l'heure. Cliquez le nom du fichier pour le télécharger, ou Consulter pour ouvrir un PDF sans l'enregistrer.
Ensuite, vous choisissez :
- Approuver — la pièce est cochée sur la liste des documents du dossier. C'est fait.
- Refuser — vous indiquez un motif. Il est obligatoire : sans motif, votre client ne sait pas quoi faire différemment. La pièce réapparaît sur sa liste, accompagnée de votre motif, et il peut la fournir à nouveau.
Pour traiter plusieurs pièces à la fois — un client qui a envoyé six fichiers d'un coup — cochez les lignes. Une barre apparaît alors au-dessus de la liste avec Approuver et Refuser pour toute la sélection.
Ce que le client a envoyé est conservé
Même après un refus, les fichiers restent en place. Vous pouvez donc toujours vérifier ce qui a été fourni et pourquoi cela ne suffisait pas.
Avertir le client
Lors du refus, l'option Avertir le client par e-mail est activée par défaut. Un courriel part alors avec les pièces refusées, votre motif et un nouveau lien vers son portail.
Ce lien est volontairement nouveau : la clé d'origine n'est conservée nulle part, elle ne peut donc pas être récupérée. Votre client dispose ainsi toujours d'un chemin de retour qui fonctionne.
Le texte de ce courriel provient du modèle d'e-mail Documents non valides. Vous pouvez l'adapter vous-même dans les modèles d'e-mail — les endroits où votre client lit son nom, le numéro de dossier, les pièces refusées et le lien vers le portail sont des champs de fusion remplis automatiquement.
Si vous refusez des pièces de plusieurs clients en même temps, l'avertissement est désactivé : un seul courriel pour plusieurs clients n'existe pas.
Une pièce sans fichier
Il arrive qu'une pièce figure dans la liste sans fichier joint. Cela signifie généralement qu'elle est arrivée en dehors du portail — par courrier ou par e-mail — et que quelqu'un l'a cochée sur le dossier lui-même. Vous pouvez l'approuver sans souci ; il n'y a simplement rien à ouvrir.