Relations

Toutes les personnes et entreprises avec lesquelles vous êtes en contact figurent dans une seule liste : clients, garants, propriétaires et personnes de contact — un seul écran avec un filtre.

Ouvrir l'écran

Dans la barre latérale, cliquez sur CRM, puis sur Relations.

La liste

Le tableau affiche par relation : nom, type, e-mail, téléphone, commune, GSM et numéro interne.

• Filtrer par type — en haut, choisissez tout, uniquement les particuliers ou uniquement les entreprises.
• Rechercher — le champ de recherche cherche dans toutes les colonnes à la fois.
• Trier et filtrer — cliquez sur un en-tête pour trier ; sous chaque en-tête se trouve un champ de filtre.
• Choisir les colonnes — affichez ou masquez des colonnes ; votre choix est mémorisé.
• Exporter — vers Excel ou CSV, avec les filtres actifs à ce moment-là.
• Nouveau / modifier — cliquez sur Nouveau, ou double-cliquez une ligne pour ouvrir la fiche.
• Fusionner — fusionner deux fiches de la même partie ; voir ci-dessous.
• Supprimer — une relation est archivée (suppression douce), pas définitivement effacée.
• Grouper — avec les groupes, vous classez les relations comme il vous convient : par région, par bureau, par campagne.

Journal

À droite de l'écran se trouve le tiroir Journal. Sélectionnez une relation et ouvrez-le : vous y trouvez ce qui se passe autour de cette fiche — tâches, notes, pièces jointes, courrier et l'historique des modifications.

Lorsque vous ouvrez la fiche, les mêmes parties figurent en haut sous forme d'onglets — vous ne devez donc pas revenir à la liste pour les consulter. Le tiroir et les onglets affichent la même chose et fonctionnent de manière identique sur chaque écran ; Le journal explique comment.

Fusionner deux fiches

Si la même personne ou la même entreprise figure deux fois dans la liste, fusionnez les fiches avec le bouton Fusionner en haut. Sélectionnez d'abord la fiche que vous voulez conserver, cliquez sur le bouton, puis choisissez dans la fenêtre celle qui doit y être absorbée.

Avant que vous confirmiez, CreditSoft montre ce que porte la fiche appelée à disparaître : ses dossiers de crédit, adresses, rendez-vous, tâches, notes, pièces jointes et courriers. Tout cela est repris par la fiche conservée.

La fiche conservée garde ses propres champs

Nom, adresse, e-mail, date de naissance : ils restent tels quels sur la fiche conservée. Si vous voulez garder quelque chose de l'autre fiche — une adresse plus récente, ou un numéro de registre national qui n'y figure que là — reprenez-le d'abord. Après la fusion, il est perdu.

Une fusion ne peut pas être annulée.

Ensuite, la fenêtre indique précisément ce qui a été déplacé, par catégorie. Si cette liste est vide, c'est que rien n'était rattaché à la fiche disparue.

Particulier ou entreprise

Une relation est soit un particulier, soit une entreprise. Vous le choisissez en haut de la fiche et cela détermine les champs affichés : pour un particulier la date de naissance et l'état civil, pour une entreprise la forme juridique et le numéro de TVA.

Récupérer automatiquement les données d'entreprise

Si vous renseignez le numéro de TVA d'une entreprise et cliquez sur Récupérer, CreditSoft reprend le nom, la forme juridique et l'adresse directement depuis la Banque-Carrefour des Entreprises. Vous n'avez rien à retaper et aucune faute de frappe ne s'y glisse.

La fiche d'une relation

Nouveau et un double-clic ouvrent tous deux la fiche sur une page entière. En haut figure un bouton de retour vers la liste, suivi du type et du nom.

Les données de la relation figurent sur deux onglets, à côté desquels se trouvent les onglets du journal. Chacun des deux se termine par un bloc Remarques — il s'agit chaque fois du même champ — et la barre de boutons reste visible en bas.

Onglet « Informations générales » (particulier)

• Nom (obligatoire) et prénom
• Langue des documents (obligatoire) — voir ci-dessous
• Contact — téléphone, GSM, e-mail, site web
• E-mail invalide — une case à cocher pour signaler qu'une adresse ne fonctionne plus, sans la supprimer
• Formule d'appel et numéro interne
• Adresse principale — rue, numéro, boîte, code postal, commune, pays

Onglet « Informations complémentaires » (particulier)

Tout ce dont vous avez besoin pour un dossier de crédit : date, lieu et pays de naissance, numéro de registre national, nationalité, sexe, langue, carte d'identité avec ses dates de validité, état civil, régime et date de mariage, partenaire, enfants et personnes à charge, profession, employeur, en service depuis, type de contrat et fonction. Ainsi que le type de contact, la source de contact et la date du premier contact.

Pour une entreprise

Les onglets s'appellent alors Général et Divers. Le premier porte la raison sociale, la forme juridique, le numéro de TVA avec le bouton Récupérer, le numéro interne, la langue des documents et les coordonnées ; sur le second, vous indiquez si l'entreprise est un client et/ou un fournisseur.

La langue des documents

Chaque fiche porte une langue des documents. Elle détermine la langue dans laquelle cette relation reçoit ses courriers et e-mails — indépendamment de la langue dans laquelle vous travaillez vous-même. Un client francophone reçoit donc des documents en français, même si votre écran est en néerlandais.

Ce champ est obligatoire. Si vous le laissez vide, le programme ne sait pas quelle langue de modèle utiliser.

Code postal et commune

Tapez dans le champ Code postal : la liste affiche à la fois le code postal et la commune, vous pouvez donc chercher sur les deux — également sur Gent ou Liège. Lorsque vous choisissez un code postal, la commune est toujours complétée. Si vous videz la commune — avec la croix ou avec Retour arrière sur le texte sélectionné — le code postal est vidé lui aussi.

Enregistrer

La barre de boutons du bas reste visible pendant que vous faites défiler la fiche. Les boutons se trouvent à droite : Enregistrer, Annuler et Supprimer.

À l'enregistrement, les champs obligatoires manquants et une adresse e-mail invalide sont signalés. L'adresse e-mail est contrôlée dès qu'il y a quelque chose dans le champ, même si vous ne l'avez pas modifiée vous-même. Les numéros de téléphone sont mis en forme dans la notation officielle : si vous tapez 09/3724829, vous lirez 09 372 48 29 après l'enregistrement.

Cette relation existe peut-être déjà

S'il existe déjà une relation portant le même nom ou la même adresse e-mail, CreditSoft vous montre laquelle et vous demande si vous voulez tout de même enregistrer. C'est un avertissement, pas un blocage — les homonymes existent. Cela évite de créer une deuxième fois ce qui existe déjà.