Types de documents
Vous gérez ici le modèle maître des documents attendus. C'est la liste à partir de laquelle vous composez la check-list documentaire sur un dossier de crédit : fiche de paie, avertissement-extrait de rôle, compromis, et ainsi de suite.
Ouvrir l'écran
En bas à gauche, cliquez sur Administration, puis sur la tuile Types de documents, dans le groupe Données.
Ce que vous renseignez par type
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| Description (NL/FR) | Telle qu'elle apparaît sur la check-list d'un dossier |
| Indication (NL) et Indication (FR) | Une brève précision pour votre collaborateur ou le client — par exemple « les trois derniers mois ». Dans les deux langues, car votre client la lit dans la sienne |
| Afficher l'indication | Si cette case est décochée, l'indication est conservée mais n'est affichée nulle part — pas même au client dans le portail. Dans la liste, la case vous indique si l'indication est visible |
| Catégorie | Regroupe les types dans la liste de choix où votre collaborateur demande une pièce : le nom de la catégorie apparaît en en-tête. Sans catégorie, des types de même nom se suivent sans que personne ne voie lequel il lui faut |
L'indication en vaut la peine : elle figure là où quelqu'un hésite, et évite un appel téléphonique.
L'application met la première lettre d'une description en majuscule, pour que la liste reste homogène. Le reste de votre texte n'est pas touché : les abréviations comme TVA, PEB ou EIP gardent leurs majuscules, et une description qui commence par un chiffre ou une parenthèse — 3 dernières fiches de paie, (Signé) accord sur l'offre — n'est pas retouchée. Il en va de même pour le nom d'une catégorie.
Parcourir la liste
Avec plusieurs centaines de types, la recherche devient plus importante que le défilement. Deux filtres figurent donc en haut de la liste :
- Catégorie — n'affiche que les types d'une seule catégorie.
- Sans description française — montre ce qu'il reste à traduire. Un type sans texte français n'est pas cassé : il affiche simplement le néerlandais. Mais si vous travaillez dans les deux langues, vous voudrez vider cette liste, et ce filtre vous montre aussitôt lesquels.
Le compteur à côté indique combien sont affichés sur le total.
Double-cliquez une ligne pour la modifier. La suppression se fait dans cette même fenêtre ; le type est archivé, pas effacé — les dossiers qui le portent déjà continuent à l'afficher.
Gérer les catégories
Le bouton Gérer les catégories ouvre la liste des catégories. Une catégorie porte elle aussi un nom néerlandais et un nom français ; si vous laissez le français vide, l'application affiche le néerlandais.
La colonne Types indique combien de types de documents relèvent de chaque catégorie. Ce chiffre a sa raison d'être : supprimer une catégorie qui porte encore des types est impossible. L'écran vous dit alors combien font obstacle, afin que vous puissiez d'abord les déplacer.
Rappel au client
Avec le bouton Rappels de la barre d'outils, vous décidez si vos clients reçoivent automatiquement un rappel pour les pièces qui manquent encore. Le bouton indique tout de suite où vous en êtes : Rappels : désactivés, ou Rappels : après 7 jours.
Vous indiquez après combien de jours un rappel part, à compter de l'invitation ou du rappel précédent. Si vous laissez le champ vide, aucun rappel ne part. Un dossier en reçoit au maximum trois, et uniquement si votre client a reçu une invitation par e-mail pour ce dossier. Sur le dossier lui-même, vous voyez quand part le prochain — voir Rappels à votre client.
Vous adaptez le texte de l'e-mail sous Modèles d'e-mail → Rappel pièces manquantes (portail client).
Comment cela se répercute sur un dossier
Sur le dossier de crédit, vous choisissez dans cette liste les pièces que vous attendez. Pour chacune, vous suivez ensuite si elle a été reçue, vérifiée ou refusée.
Les types de documents ne sont pas des pièces jointes
Un type de document est une pièce que vous attendez — elle figure sur la check-list, même si elle n'est pas encore arrivée. Une pièce jointe est un fichier effectivement rattaché au dossier. Le premier est un engagement, le second est un fichier.