Modèles d'e-mail
L'écran Modèles d'e-mail vous permet d'adapter le texte de vos e-mails sortants. Les modèles sont fixes — vous en choisissez un dans la liste et le modifiez ; vous n'en créez pas de nouveaux ici et n'en supprimez pas (ainsi chaque modèle reste lié à son rôle). Chaque modèle est bilingue (NL/FR).
Les textes de vos e-mails par moment figurent aussi dans la liste, sous la forme Moment (statut) : titre. Vous créez un nouveau texte de ce type sous E-mails par moment.
Ouvrir l'écran
Dans la barre latérale, cliquez sur Administration, puis sur la tuile Modèles d'e-mail (sous Communication). En haut, le lien ← Retour à l'administration vous ramène à l'aperçu.
Choisir un modèle
En haut, sous Modèle, choisissez le modèle à modifier. Chaque modèle correspond à un type d'e-mail :
| Modèle | Quand CreditSoft l'utilise |
|---|---|
| Général | Un e-mail que vous rédigez vous-même, en dehors d'une action précise |
| Documents non valides (portail client) | Vous refusez une pièce fournie par votre client |
| Invitation portail client | Vous invitez un client à fournir ses pièces |
| Rappel pièces manquantes (portail client) | Des pièces manquent encore, et le rappel part |
| Confirmation de rendez-vous | Vous confirmez un rendez-vous |
| Bordereau de commission | Vous envoyez un bordereau à l'apporteur |
| Nouveau lead via le site web | Un lead arrive par votre site web — cet e-mail part vers votre bureau |
| Aperçu quotidien des leads | L'aperçu des leads qui demandent votre attention — également vers votre bureau |
| Facture ou note de crédit | Vous envoyez une facture ou une note de crédit à votre client |
Le modèle Facture ou note de crédit a ses propres variables, comme {{invoice.number}}, {{invoice.amount}} et {{invoice.payment}} — la phrase de paiement avec l'échéance, votre numéro de compte et la communication. Pour une note de crédit, cette phrase reste vide, si bien qu'un seul texte convient aux deux.
Variables
Un modèle peut contenir des variables remplies automatiquement à l'envoi, par exemple {{company.name}} ou {{employee.firstname}}. Vous les trouvez dans le panneau de variables : glissez une variable vers l'objet ou le corps, ou cliquez dessus pour la copier. L'Aperçu à droite montre le modèle avec des valeurs d'exemple, pour voir immédiatement le rendu.
Modifier
- Expéditeur — choisissez (facultatif) l'adresse d'envoi utilisée comme expéditeur. Vide = l'adresse par défaut.
- Objet et Corps — par langue (onglets Néerlandais / Français). Le corps est un texte HTML mis en forme.
- Pièces jointes — ajoutez par langue un ou plusieurs fichiers joints à l'e-mail. (Les pièces jointes ne peuvent être ajoutées qu'après un premier enregistrement du modèle.)
Cliquez sur Enregistrer.