Relaties

Alle personen en bedrijven waarmee u te maken hebt, staan in één lijst: klanten, borgen, eigenaars en contactpersonen — één scherm met een filter.

Het scherm openen

Klik in de zijbalk op CRM en dan op Relaties.

De lijst

De tabel toont per relatie: naam, type, e-mail, telefoon, gemeente, gsm en intern nummer.

• Filter op soort — bovenaan kiest u alles, enkel de particulieren of enkel de bedrijven.
• Zoeken — het zoekveld zoekt in alle kolommen tegelijk.
• Sorteren en filteren — klik op een kolomkop om te sorteren; onder elke kop staat een filterveld.
• Kolommen kiezen — toon of verberg kolommen; uw keuze wordt onthouden.
• Exporteren — naar Excel of CSV, met de filters die op dat moment aan staan.
• Nieuw / bewerken — klik op Nieuw, of dubbelklik een rij om de fiche te openen.
• Samenvoegen — twee fiches voor dezelfde partij samenvoegen; zie hieronder.
• Verwijderen — een relatie wordt gearchiveerd (soft-delete), niet definitief gewist.
• Groeperen — met groepen deelt u relaties in zoals het u past: per regio, per kantoor, per campagne.

Journaal

Rechts op het scherm zit de lade Journaal. Selecteer een relatie en klap ze open: daar staat wat er rond die fiche gebeurt — taken, notities, bijlagen, mailverkeer en het logboek van de wijzigingen.

Opent u de fiche, dan staan dezelfde onderdelen bovenaan als tabbladen — u hoeft dus niet terug naar de lijst om ze te raadplegen. Lade en tabbladen tonen hetzelfde en werken op elk scherm gelijk; Het journaal legt uit hoe.

Twee fiches samenvoegen

Staat dezelfde persoon of hetzelfde bedrijf twee keer in de lijst, dan voegt u de fiches samen met de knop Samenvoegen bovenaan. Selecteer eerst de fiche die u wil behouden, klik dan op de knop en kies in het venster welke fiche daarin moet opgaan.

Voor u bevestigt, toont CreditSoft wat de verdwijnende fiche draagt: haar kredietdossiers, adressen, afspraken, taken, notities, bijlagen en mailverkeer. Alles daarvan verhuist mee naar de fiche die u behoudt.

De behouden fiche houdt haar eigen velden

Naam, adres, e-mail, geboortedatum: die blijven zoals ze op de behouden fiche staan. Wil u iets van de andere fiche bewaren — bijvoorbeeld een recenter adres of een rijksregisternummer dat daar wél ingevuld is — neem dat dan eerst over. Na het samenvoegen is het weg.

Samenvoegen kan niet ongedaan gemaakt worden.

Na afloop toont het venster hoeveel er precies verhuisd is, per soort. Staat er niets in die lijst, dan hing er aan de verdwenen fiche ook niets vast.

Particulier of bedrijf

Een relatie is ofwel een particulier ofwel een bedrijf. Dat kiest u bovenaan de fiche en het bepaalt welke velden u te zien krijgt: bij een particulier de geboortedatum en de burgerlijke staat, bij een bedrijf de rechtsvorm en het btw-nummer.

Bedrijfsgegevens automatisch ophalen

Vult u bij een bedrijf het btw-nummer in en klikt u op Ophalen, dan haalt CreditSoft de naam, de rechtsvorm en het adres rechtstreeks op uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. U hoeft ze niet over te typen en er sluipen geen tikfouten in.

De fiche van een relatie

Nieuw en een dubbelklik openen allebei de fiche als een volledige pagina. Bovenaan staat een terugkeerknop naar de lijst, met daarnaast de soort en de naam.

De gegevens van de relatie staan op twee tabbladen, met daarnaast de tabbladen van het journaal. Elk van de twee sluit af met een blok Opmerkingen — het is telkens hetzelfde veld — en onderaan blijft de knoppenbalk in beeld.

Tabblad "Algemene informatie" (particulier)

• Naam (verplicht) en voornaam
• Documenttaal (verplicht) — zie hieronder
• Contact — telefoon, gsm, e-mail, website
• E-mail ongeldig — een vinkje om te markeren dat een adres niet meer werkt, zonder het weg te gooien
• Aanspreking en intern nummer
• Hoofdadres — straat, huisnummer, bus, postcode, gemeente, land

Tabblad "Bijkomende informatie" (particulier)

Alles wat u voor een kredietdossier nodig hebt: geboortedatum, -plaats en -land, rijksregisternummer, nationaliteit, geslacht, taal, identiteitskaart met geldigheidsdata, burgerlijke staat, huwelijksstelsel en -datum, partner, kinderen en personen ten laste, beroep, werkgever, in dienst sinds, contracttype en functie. Verder het contacttype, de contactbron en de datum van het eerste contact.

Bij een bedrijf

Daar heten de tabbladen Algemeen en Overig. Op het eerste staan de bedrijfsnaam, de rechtsvorm, het btw-nummer met de knop Ophalen, het interne nummer, de documenttaal en de contactgegevens; op het tweede duidt u aan of het bedrijf een klant en/of een leverancier is.

De documenttaal

Op elke fiche staat een documenttaal. Die bepaalt in welke taal deze relatie haar brieven en e-mails krijgt — los van de taal waarin u zelf werkt. Een Franstalige klant krijgt dus Franse documenten, ook als uw scherm in het Nederlands staat.

Dit veld is verplicht. Laat u het leeg, dan weet het programma niet welke sjabloontaal het moet gebruiken.

Postcode en gemeente

Typ in het veld Postcode: de keuzelijst toont zowel de postcode als de gemeente, dus u kunt op beide zoeken — ook op Gent of Liège. Kiest u een postcode, dan wordt de gemeente altijd mee ingevuld. Maakt u de gemeente leeg — met het kruisje, of met Backspace op de geselecteerde tekst — dan wordt de postcode mee leeggemaakt.

Opslaan

De knoppenbalk onderaan blijft in beeld terwijl u door de fiche scrolt. De knoppen staan rechts: Opslaan, Annuleren en Verwijderen.

Bij het opslaan worden ontbrekende verplichte velden en een ongeldig e-mailadres gemeld. Het e-mailadres wordt gecontroleerd zolang er iets in het veld staat, ook als u het niet zelf hebt gewijzigd. Telefoonnummers worden opgemaakt in de officiële notatie: typt u 09/3724829, dan staat er na het bewaren 09 372 48 29.

Deze relatie bestaat mogelijk al

Bestaat er al een relatie met dezelfde naam of hetzelfde e-mailadres, dan toont CreditSoft welke, en vraagt of u toch wil bewaren. Dat is een waarschuwing, geen blokkade — naamgenoten bestaan. Ze houdt tegen dat u een tweede keer aanmaakt wat er al staat.