Leads

Iemand vult uw contactformulier in, belt, of wordt doorverwezen door een tevreden klant. Dat is een lead: een vraag van iemand die nog geen klant is. Het scherm Leads houdt bij wie er aangeklopt heeft, hoe lang die al wacht, en wie hem opvolgt.

Het scherm openen

Klik in de zijbalk op CRM en dan op Leads.

De lijst

De lijst opent op wie het langst wacht, niet op wie het laatst binnenkwam. Per lead ziet u: naam, status, wacht al, bron, e-mail, telefoon, bedrag en opvolging.

• Wacht al — de tijd sinds de vraag binnenkwam, zolang er nog geen contact was. Vanaf twee dagen kleurt ze rood. Is er contact geweest, dan staat er een streepje: de klok is gestopt.
• Opvolging — de medewerker die deze lead opvolgt. Staat er niemand in het rood, dan is dit van niemand en blijft het liggen.
• Filter op status — bovenaan kiest u alle statussen, of één ervan.
• Zoeken — het zoekveld zoekt in alle kolommen tegelijk.
• Kolommen kiezen — toon of verberg kolommen; uw keuze wordt onthouden.
• Exporteren — naar Excel of CSV, met de filters die op dat moment aan staan.
• Nieuw / bewerken — klik op Nieuwe lead, of dubbelklik een rij om de fiche te openen.
• Verwijderen — een lead wordt gearchiveerd, niet definitief gewist.

Naast Leads in het menu staat een teller: het aantal leads dat nog op een eerste contact wacht.

De vijf statussen

Status	Wat het betekent
Nieuw	Binnengekomen, nog niemand heeft contact opgenomen.
Gecontacteerd	Er is contact geweest. Vanaf hier stopt de klok van de wachttijd.
Gekwalificeerd	Een echte vraag met een echte kans — de moeite om er tijd in te steken.
Gewonnen	Klant geworden.
Verloren	Niets geworden. Noteer waarom; dat leest later als een patroon.

Meer standen zijn er bewust niet. Een kantoor van vijf mensen heeft geen verkooptrechter van acht fasen nodig; het heeft nodig dat niets blijft liggen.

De fiche

Dubbelklik een lead om zijn fiche te openen. Bovenaan staat zijn naam, zijn status, en hoe lang hij al wacht.

De fiche heeft drie blokken.

Wie

Voornaam, Naam, Bedrijf, E-mail en Telefoon. Geen van die velden is op zich verplicht, maar er moet er minstens één ingevuld zijn — zonder herkenning is een lead niet op te volgen.

De vraag

• Bron — waar deze lead vandaan komt: website, telefoon, doorverwijzing, Facebook, wat u ook gebruikt. Het veld stelt voor wat u eerder al invulde, zodat de schrijfwijze gelijk blijft, maar u kunt vrij typen. Zo blijft de bronlijst van úw kantoor, en niet van een lijst die wij bedacht hebben.
• Bedrag — het bedrag waar het over gaat, voor zover u het al weet.
• Herkomst — verscheen deze lead via een koppeling, dan staat hier welke. Dit veld is niet bewerkbaar; het is een vaststelling, geen invoer.
• Vraag — de vraag zoals ze binnenkwam, in vrije tekst.

Opvolging

• Status — een van de vijf hierboven.
• Opvolging door — de medewerker die belt. Laat u dit leeg, dan toont de lijst niemand in het rood.
• Eerste contact — zodra er contact geweest is, staat hier het tijdstip. Was er nog geen contact, dan staat er een knop Contact gehad: één klik zet het tijdstip én de status op Gecontacteerd, zonder dat u eerst in een keuzelijst hoeft.
• Reden van verlies — verschijnt zodra u de status op Verloren zet.

Van lead naar klant

Wordt er iets van, dan klikt u op de fiche op Klant van maken.

CreditSoft vraagt alleen wat de lead niet weet:

• Soort — particulier of bedrijf. Staat er een bedrijfsnaam op de lead, dan staat dit al op Bedrijf.
• Documenttaal — verplicht op elke klantenfiche: ze bepaalt in welke taal die klant zijn brieven en mails krijgt.
• Rechtsvorm — enkel bij een bedrijf.

Naam, e-mailadres en telefoonnummer komen uit de lead. De rest vult u aan op de klantenfiche, waar u meteen naartoe springt.

Bestaat die persoon al?

Herkent CreditSoft een relatie met dezelfde naam of hetzelfde e-mailadres, dan verandert het venster: u ziet die relatie staan en de knop heet Koppelen. De lead wordt dan aan de bestaande klant gehangen, zonder tweede fiche. Wilt u toch een nieuwe, dan kan dat — maar het is bewust de tweede keuze.

De lead verdwijnt niet. Hij blijft in de lijst staan als Gewonnen, met bovenaan zijn fiche een link naar zijn klant. Zo blijft na een jaar zichtbaar welk kanaal klanten opleverde en welk kanaal enkel ruis — en dat is de hele reden om leads apart bij te houden.

Een kredietdossier maakt u daarna op de gewone manier: Krediet → Kredietdossiers → Nieuw, met die klant erbij.

Een lead toevoegen

Klik op Nieuwe lead, vul in wat u weet, en klik op Bewaren.

Dezelfde persoon meldt zich twee keer aan

Vult iemand twee keer uw formulier in, of belt hij nadat hij al gemaild had, dan wordt dat één lead. CreditSoft herkent hem aan zijn e-mailadres of zijn telefoonnummer en hangt de nieuwe vraag onder de bestaande, met de datum erbij. U krijgt dan de melding dat de persoon er al stond.

Een gewonnen of verloren lead telt daar niet in mee. Wie een jaar later terugkomt, is een nieuwe vraag en geen heropening van een afgesloten dossier.

Waarom de wachttijd en niet de datum

Een datum moet u omrekenen; een wachttijd niet. En bij leads is dat het enige getal dat telt: wie twee dagen wacht, heeft intussen het volgende kantoor gebeld.