Professionals

De professionals zijn de externe partijen waarmee uw kantoor samenwerkt: notarissen, boekhouders, schatters en makelaarskantoren — samengebracht in één lijst met een type. U verwijst ernaar vanuit een kredietdossier (bv. de schatter of de notaris).

Het scherm openen

Klik in de zijbalk op Professionals.

De lijst

De tabel toont per professional: naam, type, gemeente, telefoon en e-mail.

• Filter op type — bovenaan kiest u Alle types of één type (notaris, boekhouder, schatter, makelaarskantoor).
• Zoeken — gebruik het zoekveld om in alle kolommen tegelijk te zoeken.
• Kolommen kiezen — toon of verberg kolommen; uw keuze wordt onthouden.
• Exporteren — exporteer de lijst naar Excel of CSV.
• Nieuw / bewerken — klik op Nieuw, of dubbelklik een rij om de fiche te openen.
• Verwijderen — een professional wordt gearchiveerd (soft-delete), niet definitief gewist; hij verdwijnt uit de lijst maar blijft bewaard.

Journaal

Rechts op het scherm zit de lade Journaal. Selecteer een professional en klap ze open: daar staat wat er rond die fiche gebeurt — taken, notities, bijlagen, mailverkeer en het logboek van de wijzigingen.

Opent u de fiche, dan staan dezelfde onderdelen bovenaan als tabbladen — u hoeft dus niet terug naar de lijst om ze te raadplegen. Lade en tabbladen tonen hetzelfde en werken op elk scherm gelijk; Het journaal legt uit hoe.

De fiche van een professional

Nieuw en een dubbelklik openen allebei de fiche als een volledige pagina. Bovenaan staat een terugkeerknop naar de lijst, met daarnaast het type en de naam.

De fiche bestaat uit drie blokken, met onderaan een knoppenbalk die in beeld blijft.

Algemeen

• Type (verplicht) — notaris, boekhouder, schatter of makelaarskantoor. Het type bepaalt onder welke soort de partij in de lijst valt en waar u ze terugvindt met de filter.
• Naam (verplicht)
• Adres — straat, huisnummer, bus, postcode, gemeente, land.
• Contact — telefoon, kantoortelefoon, e-mail, website.
• Btw-nummer met de knop Ophalen — zie hieronder.
• Bankrekening en intern nummer.
• Documenttaal (verplicht) — de taal waarin u met deze partij correspondeert (Nederlands of Frans). Ze bepaalt in welke taal de mailsjablonen en documenten voor deze partij worden opgemaakt.

Gegevens ophalen via het btw-nummer

Vul het btw-nummer in en klik op Ophalen. CreditSoft haalt de onderneming op uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en vult naam en adres automatisch in. Niet gevonden? Dan verschijnt een melding en vult u de gegevens zelf aan.

Postcode en gemeente

Typ in het veld Postcode: de keuzelijst toont zowel de postcode als de gemeente, dus u kunt op beide zoeken — ook op Gent of Liège. Kiest u een postcode, dan wordt de gemeente altijd mee ingevuld, ook als er al iets stond. Maakt u de gemeente leeg — met het kruisje, of met Backspace op de geselecteerde tekst — dan wordt de postcode mee leeggemaakt.

Facturatie

Een apart facturatiecontact en facturatie-e-mailadres, bij het adres uit het blok Algemeen.

Opmerkingen

Onderaan staat een breed veld Opmerkingen over de volle breedte van de fiche, voor vrije notities over deze partij.

Opslaan

De knoppenbalk onderaan blijft in beeld terwijl u door de fiche scrolt:

• Opslaan — bewaart de professional.
• Annuleren — keert terug naar de lijst zonder te bewaren.
• Verwijderen — archiveert de professional (rechts in de balk).

Bij het opslaan worden ontbrekende verplichte velden (type, naam, documenttaal) en een ongeldig e-mailadres gemeld. Het e-mailadres wordt gecontroleerd zolang er iets in het veld staat, ook als u het niet zelf hebt gewijzigd. Telefoonnummers worden opgemaakt in de officiële notatie: typt u 09/3724829, dan staat er na het bewaren 09 372 48 29.

Dezelfde naam bestaat al

Staat er al een partij van hetzelfde type met dezelfde naam in de lijst, dan vraagt CreditSoft of u toch wil bewaren. Dat is een waarschuwing, geen blokkade: twee kantoren mogen dezelfde naam dragen. Wat ze tegenhoudt is de tikfout waarbij u een tweede keer aanmaakt wat er al staat.

Dezelfde naam onder een ander type is geen dubbel. Eén bureau kan zowel schatter als makelaarskantoor zijn; dat zijn twee rollen van dezelfde partij.