Documenttypes

Hier beheert u het mastersjabloon van verwachte documenten. Dat is de lijst waaruit u op een kredietdossier de documentchecklist samenstelt: loonfiche, aanslagbiljet, compromis, en zo verder.

Het scherm openen

Klik links onderaan op Platformbeheer en dan op de tegel Documenttypes, in de groep Gegevens.

Wat u per type invult

Veld	Waarvoor
Omschrijving (NL/FR)	Zoals het op de checklist van een dossier verschijnt
Hint	Een korte toelichting voor uw medewerker of de klant — bijvoorbeeld "de laatste drie maanden"
Categorie	Groepeert de types op de checklist, zodat een lange lijst overzichtelijk blijft

De hint is de moeite waard: die staat op de plaats waar iemand twijfelt, en scheelt een telefoontje.

De app zet de eerste letter van een omschrijving in hoofdletter, zodat de lijst gelijk oogt. De rest van uw tekst blijft onaangeroerd: afkortingen als BTW, EPC of IPT houden hun hoofdletters, en een omschrijving die met een cijfer of een haakje begint — 3 laatste loonfiches, (Getekend) akkoord bod — wordt niet verbouwd. Hetzelfde geldt voor de naam van een categorie.

De lijst doorzoeken

Bij enkele honderden types wordt zoeken belangrijker dan bladeren. Bovenaan de lijst staan daarom twee filters:

• Categorie — toont enkel de types van één categorie.
• Zonder Franse omschrijving — toont wat er nog te vertalen valt. Een type zonder Franse tekst is niet stuk: het toont dan gewoon de Nederlandse. Maar werkt u tweetalig, dan wilt u die lijst leeg krijgen, en met dit filter ziet u meteen welke.

De teller ernaast zegt hoeveel er getoond worden van het totaal.

Dubbelklik een rij om ze te bewerken. Verwijderen doet u in datzelfde venster; het type wordt gearchiveerd, niet gewist — dossiers waar het al op staat, blijven het gewoon tonen.

Categorieën beheren

Achter de knop Categorieën beheren staat de lijst van categorieën. Ook een categorie heeft een Nederlandse en een Franse naam; laat u de Franse leeg, dan toont de app de Nederlandse.

De kolom Types zegt hoeveel documenttypes er onder elke categorie hangen. Dat cijfer is er met een reden: een categorie verwijderen die nog types draagt, kan niet. U krijgt dan te zien hoeveel er in de weg staan, zodat u ze eerst kunt verplaatsen.

Hoe dit doorwerkt op een dossier

Op het kredietdossier kiest u uit deze lijst welke stukken u verwacht. Per stuk houdt u dan bij of het ontvangen, gecontroleerd of geweigerd is.

Documenttypes zijn niet hetzelfde als bijlagen

Een documenttype is een stuk dat u vérwacht — het staat op de checklist, ook als het er nog niet is. Een bijlage is een bestand dat effectief aan het dossier hangt. Het eerste is een afspraak, het tweede is een bestand.