Afspraken
De agenda is gedeeld: iedereen ziet de afspraken van alle medewerkers, elk in zijn eigen kleur.
Het scherm openen
Klik in de zijbalk op CRM en dan op Afspraken.
De kleuren
Bovenaan staat een legende met de medewerkers. Elke afspraak krijgt de kleur van haar hoofdverantwoordelijke, zodat u in één blik ziet wie waar zit.
Verschijnt een collega niet in de legende? Dan staat op zijn medewerkerfiche het vinkje Toon in keuzelijsten uit. Dat gebeurt bewust voor mensen die wel toegang hebben tot het programma maar niet meewerken aan de dossiers — een zaakvoerder bijvoorbeeld.
Een afspraak maken
Klik op een leeg tijdvak. In het venster dat opent, vult u in:
- Onderwerp en omschrijving — waar de afspraak over gaat.
- Contact — de relatie waarmee u afspreekt.
- Aanbrenger — als de afspraak via een tussenpersoon loopt.
- Locatie — kantoor, bij de klant, of een adres.
- Verantwoordelijken — één hoofdverantwoordelijke (die de kleur bepaalt) en eventueel bijkomende collega's.
Een bevestiging sturen
Onder Contact en Tussenpersoon staan twee vinkjes: Bevestiging naar het contact en Bevestiging naar de tussenpersoon. Vinkt u er één aan en bewaart u, dan opent het mailvenster met de bevestiging al ingevuld: de ontvanger, het onderwerp met de datum, en een blok met wanneer en waar de afspraak doorgaat.
De mail vertrekt niet vanzelf. U leest ze na, voegt eventueel een zin toe, en verstuurt zelf. Vinkt u beide aan, dan komt eerst het contact en daarna de tussenpersoon.
Waar u de verstuurde bevestiging terugvindt
Op de fiche van het contact of de tussenpersoon, onder Journaal → Mailverkeer. Daar staat wat er precies verstuurd is, met datum en ontvanger.
De tekst zelf past u aan bij Platformbeheer → Mailsjablonen, sjabloon Bevestiging afspraak. De plaatshouders {{meeting.date}}, {{meeting.from}}, {{meeting.to}} en {{meeting.location}} vult CreditSoft in met de gegevens van de afspraak.
Een afspraak wijzigen
- Verplaatsen — sleep de afspraak naar een ander moment.
- Duur wijzigen — trek aan de onder- of bovenrand.
- Openen — dubbelklik op de afspraak.
De weergave kiezen
Rechtsboven schakelt u tussen dag, werkweek, week en maand. De werkweek toont maandag tot vrijdag en is de handigste weergave voor een gewone kantoorweek.
De uren die u ziet
De agenda opent van 8 tot 18 uur. Wilt u andere uren, dan stelt u die zelf in bij Mijn gegevens onder Agenda vanaf en Agenda tot. Laat u ze leeg, dan geldt de instelling van uw kantoor.
Staat er een afspraak buiten die uren, dan toont de agenda die dag vanzelf ruimer. Een vroege of late afspraak blijft dus zichtbaar, ook als ze buiten uw eigen uren valt.