Mailsjablonen
Op het scherm Mailsjablonen past u de tekst van uw uitgaande e-mails aan. De sjablonen zijn vast — u kiest er één uit de lijst en past hem aan; u maakt hier zelf geen nieuwe aan en verwijdert er geen (zo blijft elk sjabloon gekoppeld aan zijn rol). Elk sjabloon is tweetalig (NL/FR).
De teksten van uw mails per moment staan ook in de lijst, als Bij een moment (status): titel. Een nieuwe zulke tekst maakt u bij Mails per moment.
Het scherm openen
Klik in de zijbalk op Platformbeheer en daarna op de tegel Mailsjablonen (onder Communicatie). Bovenaan brengt de link ← Terug naar platformbeheer u terug naar het overzicht.
Een sjabloon kiezen
Kies bovenaan bij Sjabloon welk sjabloon u wilt aanpassen. Elk sjabloon hoort bij één soort mail:
| Sjabloon | Wanneer CreditSoft het gebruikt |
|---|---|
| Algemeen | Een mail die u zelf opstelt, los van een specifieke handeling |
| Ongeldige documenten (klantenportaal) | U keurt een stuk af dat uw klant aanleverde |
| Uitnodiging klantenportaal | U nodigt een klant uit om zijn stukken aan te leveren |
| Herinnering ontbrekende stukken (klantenportaal) | Er ontbreken nog stukken, en de herinnering vertrekt |
| Bevestiging afspraak | U bevestigt een afspraak |
| Commissieborderel | U mailt een borderel naar de aanbrenger |
| Nieuwe lead via de website | Er komt een lead binnen via uw website — deze mail gaat naar uw kantoor |
| Dagelijks leadoverzicht | Het overzicht van de leads die aandacht vragen — ook naar uw kantoor |
| Factuur of creditnota | U mailt een factuur of creditnota naar uw klant |
Het sjabloon Factuur of creditnota heeft eigen variabelen, zoals {{invoice.number}}, {{invoice.amount}} en {{invoice.payment}} — de betaalzin met de vervaldag, uw rekeningnummer en de mededeling. Bij een creditnota blijft die betaalzin leeg, zodat één tekst voor beide werkt.
Variabelen
Een sjabloon kan variabelen bevatten die bij het versturen automatisch ingevuld worden, bijvoorbeeld {{company.name}} of {{employee.firstname}}. U vindt ze in het variabelen-palet: sleep een variabele naar het onderwerp of de body, of klik erop om ze te kopiëren. Het Voorbeeld rechts toont het sjabloon met voorbeeldwaarden, zodat u meteen ziet hoe het eruitziet.
Aanpassen
- Afzender — kies (optioneel) welk verzendadres als afzender gebruikt wordt. Leeg = het standaardadres.
- Onderwerp en Body — per taal (tabbladen Nederlands / Frans). De body is een opgemaakte HTML-tekst.
- Bijlagen — voeg per taal één of meer bestanden toe die met de mail meegaan. (Bijlagen kunt u pas toevoegen nadat u het sjabloon een eerste keer hebt opgeslagen.)
Klik op Bewaren.