Bibliothèque de documents
Les documents de votre bureau, classés en dossiers — modèles de documents, fiches tarifaires, procédures. Indépendamment de vos dossiers de crédit et de vos clients, et par dossier vous déterminez à qui ils sont destinés.
Ouvrir l'écran
Dans le menu de gauche, cliquez sur Documents, sous Listes.
La différence avec les Pièces jointes
Sur un dossier de crédit ou une fiche, vous trouvez l'onglet Pièces jointes. Ce sont les documents de cet enregistrement précis.
La bibliothèque est autre chose : elle n'est rattachée à rien. Elle appartient à votre bureau, et vous la remplissez de ce que vous souhaitez conserver ou partager de manière générale.
Les dossiers
La bibliothèque compte deux niveaux : dossiers et sous-dossiers. Avec Nouveau dossier, vous en créez un ; si vous aviez d'abord sélectionné un dossier principal, CreditSoft le propose déjà comme dossier parent.
Un dossier porte un nom en néerlandais et en français, et éventuellement une description dans les deux langues. Si le nom manque dans la langue de l'utilisateur, l'écran affiche l'autre — un dossier sans nom est pire qu'un dossier dans la mauvaise langue.
Un dossier ne peut être supprimé que s'il est vide
S'il contient encore des sous-dossiers ou des documents, CreditSoft refuse et vous indique pourquoi. C'est voulu : un dossier qui disparaîtrait avec son contenu laisserait des documents rattachés à rien.
À qui un dossier est destiné
C'est le cœur de cet écran. Par dossier, vous choisissez un seul public :
| Public | Qui le voit |
|---|---|
| Interne | Uniquement vos propres collaborateurs |
| Apporteurs | Également vos intermédiaires, dans leur portail |
| Clients finaux | Également vos clients |
Le public figure comme étiquette colorée sur chaque dossier : vous voyez ainsi d'un coup d'œil ce qui aboutit où.
Un document peut restreindre ce choix, jamais l'élargir
Si un dossier est sur Apporteurs, vous pouvez néanmoins placer un document précis sur Interne. L'inverse n'est pas possible : un document ne devient jamais visible là où son dossier ne l'est pas. Ainsi, aucun document ne peut être partagé selon le réglage tout en restant introuvable en pratique.
Clients finaux : vous enregistrez déjà ce choix
L'affichage dans le portail client est encore en construction. Vous pouvez déjà définir le public ; pour l'instant, rien ne change pour vos clients.
Les documents d'un dossier
Choisissez un dossier et ses documents apparaissent à droite. Avec Pièce jointe, vous en téléversez un — le glisser-déposer fonctionne aussi. Par document, vous pouvez saisir une description, l'ouvrir ou le supprimer.
Ce que voient vos intermédiaires
Dans leur portail, ils trouvent la rubrique Documents : les mêmes dossiers, mais uniquement ce qui leur est destiné, avec les noms dans leur propre langue. Ils peuvent ouvrir et télécharger les documents — le téléversement et la gestion des dossiers, c'est vous.