E-mails par moment

Sur cet écran, vous déterminez quel e-mail votre client ou l'apporteur reçoit lorsqu'un contrat ou le dossier reçoit un certain statut — par exemple un message indiquant que la demande a été introduite, ou que l'offre est disponible —, lorsque la date de l'acte est complétée, ou lorsqu'une date limite approche.

Ouvrir l'écran

Dans la barre latérale, cliquez sur Administration, puis sur la tuile E-mails par moment (sous Communication).

Configurer un moment

Avec Nouveau moment — ou un double-clic sur un moment existant — la fenêtre s'ouvre.

Champ	Utilité
Quand	Un contrat reçoit le statut ou Le dossier reçoit le statut — si votre bureau travaille avec des statuts de contrat, choisissez le premier. Ou La date de l'acte est complétée : voir La date de l'acte. Ou La date limite de l'offre approche ou … de l'acte approche : voir Lors d'une date limite.
Statut	Le statut auquel l'e-mail part.
À	Les demandeurs ou L'apporteur du dossier : voir À l'apporteur.
Texte	L'e-mail lui-même. Avec Nouveau texte, vous recevez un texte standard ; avec Adapter le texte, vous l'adaptez sous Modèles d'e-mail.
Comment	Proposer : après Enregistrer, l'e-mail s'ouvre, complété, et vous l'envoyez vous-même. Automatique : l'e-mail part tout de suite.

Proposer est le choix prudent : vous voyez d'abord l'e-mail. En mode Automatique, il part dès l'enregistrement, même si vous avez cliqué le statut par erreur.

Ce qui se passe à l'enregistrement

Si vous enregistrez un contrat ou un dossier et qu'il reçoit un statut pour lequel un moment existe :

l'e-mail est envoyé à qui figure sous À : les demandeurs ayant une adresse e-mail, ou l'apporteur ;
il part au maximum une fois par contrat ou dossier — si vous remettez le statut puis le rétablissez, aucun deuxième ne suit ;
il figure ensuite dans le courrier du dossier.

Enregistrer un dossier sans modifier son statut n'envoie rien. En mode Proposer, l'e-mail ne compte comme envoyé que lorsque vous l'envoyez réellement : si vous fermez la fenêtre, un changement suivant le proposera à nouveau.

À l'apporteur

Choisissez sous À L'apporteur pour tenir l'apporteur du dossier informé : par exemple lorsque le dossier est introduit, ou lorsque la date de l'acte est connue.

L'apporteur ne reçoit l'e-mail que si E-mails par moment est coché sur sa fiche (bloc Agrément et statut, voir Apporteurs). Vous choisissez ainsi, apporteur par apporteur, qui reçoit ces messages. Si la case n'est pas cochée, rien ne part et aucun message n'apparaît.
Si la case est cochée mais que l'apporteur n'a pas d'adresse e-mail, l'écran signale après Enregistrer que l'e-mail n'a pas pu partir.
L'e-mail est rédigé dans la langue des documents de l'apporteur. Si elle n'est pas remplie, dans la langue de votre bureau.
Avec Nouveau texte, vous recevez un texte standard pour l'apporteur : il mentionne le dossier et le client qu'il a apporté.

Pour envoyer, à un même moment, un e-mail au client et à l'apporteur, créez deux moments : l'un aux demandeurs, l'autre à l'apporteur, chacun avec son propre texte.

La date de l'acte

Si vous choisissez sous Quand La date de l'acte est complétée, l'e-mail part lorsque quelqu'un complète le champ Date de l'acte sur le dossier, avec une date d'aujourd'hui ou plus tard. Il n'y a pas de statut à choisir.

Une date déplacée n'envoie pas de nouvel e-mail : le message indiquant que la date est connue est déjà parti.
Une date dans le passé n'envoie rien : c'est un acte déjà passé, pas une nouvelle.

Lors d'une date limite

Si vous choisissez sous Quand La date limite de l'offre approche ou La date limite de l'acte approche, vous indiquez combien de jours avant l'e-mail part (7 par défaut). Il s'agit des champs Date limite offre et Date limite acte du dossier.

Un tel e-mail part toujours automatiquement, chaque matin à 6 h :

uniquement pour un dossier en cours, et tant que la date n'est pas dépassée ;
plus du tout si l'étape est franchie : pour l'offre si elle est signée (date de signature, Offre signée envoyée, ou l'acte est passé), pour l'acte s'il est passé ;
une fois par date : si la date limite est prolongée, un nouvel e-mail suit pour la nouvelle date.

Variables pour ces textes

Dans le texte, vous pouvez notamment utiliser {{client.firstnames}} (les prénoms des clients), {{file.applicants}} (les noms des demandeurs), {{file.institution}} (l'institution de crédit — pour un moment de contrat, celle du contrat), {{file.amount}}, {{file.number}}, {{file.deeddate}} (la date de l'acte), {{moment.status}} (le statut qui a déclenché l'e-mail) et {{moment.termijn}} (la date limite, pour une échéance). Dans un e-mail à l'apporteur, {{recipient.name}} désigne son nom.