Mails per moment
Op dit scherm bepaalt u welke mail uw klant of de aanbrenger krijgt wanneer een contract of het dossier een bepaalde status krijgt — bijvoorbeeld een bericht dat de aanvraag ingediend is, of dat het aanbod beschikbaar is —, wanneer de datum akte ingevuld wordt, of wanneer een uiterste datum nadert.
Het scherm openen
Klik in de zijbalk op Platformbeheer en daarna op de tegel Mails per moment (onder Communicatie).
Een moment instellen
Met Nieuw moment — of een dubbelklik op een bestaand moment — opent het venster.
| Veld | Waarvoor |
|---|---|
| Wanneer | Een contract krijgt de status of Het dossier krijgt de status — werkt uw kantoor met contractstatussen, dan kiest u de eerste. Of De datum akte wordt ingevuld: zie De datum akte. Of De uiterste datum van het aanbod nadert of … van de akte nadert: zie Bij een uiterste datum. |
| Status | De status waarbij de mail vertrekt. |
| Naar | De aanvragers of De aanbrenger van het dossier: zie Naar de aanbrenger. |
| Tekst | De mail zelf. Met Nieuwe tekst krijgt u een standaardtekst; met Tekst aanpassen past u die aan bij Mailsjablonen. |
| Hoe | Voorstellen: na Bewaren opent de mail, ingevuld, en u verstuurt ze zelf. Automatisch: de mail vertrekt meteen. |
Voorstellen is de veilige keuze: u ziet de mail eerst. Bij Automatisch vertrekt ze bij het bewaren, ook als u de status per vergissing aanklikte.
Wat er gebeurt bij het bewaren
Bewaart u een contract of dossier en krijgt het daarbij een status waarvoor een moment bestaat, dan:
- gaat de mail naar wie bij Naar staat: de aanvragers met een mailadres, of de aanbrenger;
- vertrekt ze hoogstens één keer per contract of dossier — zet u de status terug en daarna opnieuw, dan volgt er geen tweede;
- staat ze daarna bij het mailverkeer van het dossier.
Een dossier bewaren zonder zijn status te wijzigen, stuurt niets. Bij Voorstellen telt de mail pas als verstuurd wanneer u ze ook verstuurt: sluit u het venster, dan stelt een volgende wissel ze opnieuw voor.
Naar de aanbrenger
Kies bij Naar De aanbrenger om de aanbrenger van het dossier op de hoogte te houden: bijvoorbeeld wanneer het dossier ingediend is, of wanneer de datum akte gekend is.
- De aanbrenger krijgt de mail enkel als op zijn fiche Mails bij momenten aangevinkt staat (blok Erkenning en status, zie Aanbrengers). Zo kiest u per aanbrenger wie deze berichten krijgt. Staat het vinkje uit, dan vertrekt er niets en verschijnt er ook geen melding.
- Staat het vinkje aan maar heeft de aanbrenger geen mailadres, dan meldt het scherm na Bewaren dat de mail niet kon vertrekken.
- De mail komt in de documenttaal van de aanbrenger. Is die niet ingevuld, dan in de taal van uw kantoor.
- Met Nieuwe tekst krijgt u een standaardtekst voor de aanbrenger: die noemt het dossier en de klant die hij aanbracht.
Wil u bij hetzelfde moment de klant én de aanbrenger een mail sturen, maak dan twee momenten: één naar de aanvragers en één naar de aanbrenger, elk met een eigen tekst.
De datum akte
Kiest u bij Wanneer De datum akte wordt ingevuld, dan vertrekt de mail wanneer iemand op het dossier het veld Datum akte invult, met een datum van vandaag of later. Er is geen status te kiezen.
- Een datum die verzet wordt, stuurt geen nieuwe mail: het bericht dat de datum gekend is, ging al weg.
- Een datum in het verleden stuurt niets: dat is een akte die al verleden werd, geen nieuws.
Bij een uiterste datum
Kiest u bij Wanneer De uiterste datum van het aanbod nadert of De uiterste datum van de akte nadert, dan vult u in hoeveel dagen vooraf de mail vertrekt (standaard 7). Het gaat om de velden Uiterste datum aanbod en Uiterste datum akte van het dossier.
Zo'n mail vertrekt altijd automatisch, elke ochtend om 6 uur:
- enkel bij een lopend dossier, en zolang de datum niet verstreken is;
- niet meer als de stap al gezet is: bij het aanbod als het getekend is (ondertekeningsdatum, Getekend aanbod verzonden, of de akte is verleden), bij de akte als die verleden is;
- één keer per datum: wordt de uiterste datum verlengd, dan volgt er voor de nieuwe datum één nieuwe mail.
Variabelen voor deze teksten
In de tekst kan u onder meer {{client.firstnames}} (de voornamen van de klanten), {{file.applicants}} (de namen van de aanvragers), {{file.institution}} (de kredietinstelling — bij een contractmoment die van het contract), {{file.amount}}, {{file.number}}, {{file.deeddate}} (de datum akte), {{moment.status}} (de status die de mail deed vertrekken) en {{moment.termijn}} (de uiterste datum, bij een termijn) gebruiken. In een mail aan de aanbrenger staat {{recipient.name}} voor zijn naam.