Documentbibliotheek
De documenten van uw kantoor, geordend in mappen — modeldocumenten, tarieffiches, procedures. Los van uw dossiers en klanten, en per map bepaalt u voor wie ze bedoeld zijn.
Het scherm openen
Klik in het menu links op Documenten, onder Lijsten.
Het verschil met Bijlagen
Op een dossier of een fiche vindt u het tabblad Bijlagen. Dat zijn de stukken van dát ene record.
De bibliotheek is iets anders: ze hangt aan niets. Ze is van uw kantoor, en u vult ze met wat u algemeen wilt bijhouden of delen.
Mappen
De bibliotheek gaat twee niveaus diep: mappen en submappen. Met Nieuwe map maakt u er een aan; koos u eerst een hoofdmap, dan stelt CreditSoft die al voor als bovenliggende map.
Een map draagt een naam in het Nederlands en het Frans, en optioneel een omschrijving in beide talen. Ontbreekt de naam in de taal van de gebruiker, dan toont het scherm de andere — een map zonder naam is erger dan een map in de verkeerde taal.
Een map verwijderen lukt pas als ze leeg is
Zitten er nog submappen of documenten in, dan weigert CreditSoft en zegt waarom. Dat is bedoeld: een map die met haar inhoud verdwijnt, laat documenten achter die nergens meer hangen.
Voor wie een map bedoeld is
Dit is de kern van het scherm. Per map kiest u één doelgroep:
| Doelgroep | Wie ziet het |
|---|---|
| Intern | Alleen uw eigen medewerkers |
| Aanbrengers | Ook uw tussenpersonen, in hun portaal |
| Eindklanten | Ook uw klanten |
De doelgroep staat als gekleurd label bij elke map, zodat u in één oogopslag ziet wat waar terechtkomt.
Een document kan de keuze enger maken, nooit ruimer
Staat een map op Aanbrengers, dan kunt u één document daarin toch op Intern zetten. Omgekeerd kan niet: een document wordt nooit zichtbaar op een plek waar zijn map dat niet is. Zo kan er geen document bestaan dat volgens de instelling gedeeld is maar in werkelijkheid nergens te vinden.
Eindklanten: de keuze bewaart u nu al
De weergave in het klantenportaal wordt nog gebouwd. U kunt de doelgroep al instellen; voorlopig verandert er voor uw klanten niets.
Documenten in een map
Kies een map en rechts verschijnen haar documenten. Met Bijlage laadt u er een op — slepen mag ook. Per document kunt u een omschrijving zetten, het openen of het verwijderen.
Wat uw tussenpersonen zien
In hun portaal vinden zij het onderdeel Documenten: dezelfde mappen, maar alleen wat voor hen bedoeld is, met de namen in hun eigen taal. Zij kunnen de documenten openen en downloaden — opladen en mappen beheren doet u.