Signature électronique (OKSign)

Avec OKSign, vous faites signer un document par un client de façon électronique, sans papier. CreditSoft crée le document, envoie à chaque signataire son propre lien et conserve ensuite le document signé en pièce jointe. Vous l'utilisez pour deux documents :

le document de mission, sur la fiche d'un dossier de crédit : les demandeurs signent ;
la déclaration de confidentialité, sur la fiche d'une personne : cette personne signe.

Ce qu'il vous faut au préalable

Un contrat avec OKSign. Sans contrat, l'onglet Signature indique : « Votre bureau n'a pas encore de contrat OKSign. » Contactez ADM-Concept à ce sujet.
Le texte du document. Votre bureau le rédige lui-même, sur la fiche d'entreprise, en néerlandais et en français. CreditSoft y ajoute le titre, le dossier, les noms, la date et les cadres de signature.
Le pays de votre bureau sur la fiche d'entreprise. CreditSoft en a besoin pour lire correctement un numéro de GSM.
Pour chaque signataire, une adresse e-mail et un numéro de GSM. Le lien arrive par e-mail. Lors de la signature, OKSign envoie un code par SMS : un numéro fixe ne convient donc pas.

Faire signer un document

Ouvrez le dossier de crédit ou la fiche de la personne, et cliquez sur l'onglet Signature.
Sous Qui signe figurent les signataires. S'il manque quelque chose pour l'un d'eux, c'est indiqué à côté de son nom.
Cliquez sur Faire signer. CreditSoft affiche les noms et demande une confirmation.
Confirmez avec Faire signer. Chaque signataire reçoit un e-mail avec son propre lien.

Le document est rédigé dans la langue du premier signataire : la langue des documents de sa fiche. Si elle n'est pas remplie, c'est la langue de votre bureau qui s'applique. Si le texte n'est pas rempli dans cette langue, vous ne pouvez pas envoyer.

La page de signature d'OKSign s'ouvre pour chaque signataire dans sa propre langue des documents. Un partenaire francophone signe ainsi sur une page en français, même dans un dossier en néerlandais. Si une personne n'a pas de langue des documents, elle reçoit la langue du document.

Seules les personnes autorisées à modifier la fiche voient le bouton Faire signer. La déclaration de confidentialité n'existe que pour une personne, pas pour une entreprise, et seulement une fois la fiche enregistrée.

L'état d'une demande

Sous le bouton figure chaque demande, avec la date et l'auteur de l'envoi :

En attente de signature : tout le monde n'a pas encore signé. S'il y a plusieurs signataires, vous voyez combien ont déjà signé.
Signé : le document signé se trouve dans les pièces jointes du dossier ou de la relation. Juste avant, vous pouvez voir Signé, le document est en cours de récupération.
Retirée : vous avez retiré la demande. Plus personne ne peut signer. Vous voyez quand et par qui.
Échec chez OKSign.

CreditSoft consulte l'état tous les quarts d'heure, et chaque fois que vous ouvrez l'onglet. Pour la déclaration de confidentialité, la date à laquelle la personne l'a signée figure aussi en haut.

Pour une demande en attente, deux boutons figurent à côté de chaque signataire :

Copier le lien : le lien personnel, pour le transmettre vous-même. Ne le donnez qu'à ce signataire.
Renvoyer l'e-mail : le même e-mail, une nouvelle fois.

Si (e-mail non parti) figure à côté d'un nom, cette personne n'a pas reçu d'e-mail. Copiez alors le lien.

Retirer une demande

Si une demande en attente ne doit plus l'être, par exemple parce que le mauvais document est parti ou que le client y renonce, vous la retirez.

Cliquez sur Retirer… à côté de la demande.
CreditSoft affiche qui devait signer et demande une confirmation. Confirmez avec Retirer.

Ensuite, plus personne ne peut signer ce document, et la demande passe à Retirée. C'est irréversible : si vous voulez tout de même faire signer, envoyez une nouvelle demande.

Si le document est entre-temps déjà signé, il ne peut plus être retiré. CreditSoft affiche alors la signature.
Si CreditSoft indique qu'OKSign traite encore la demande, réessayez dans une minute.
Un signataire ne peut pas refuser dans OKSign : il peut seulement fermer la page. Si votre client vous fait savoir qu'il ne veut pas signer, retirez la demande.

Erreurs fréquentes

Envoyer à nouveau ne retire pas la première demande

Si vous envoyez à nouveau, une deuxième demande s'ajoute et la première reste valable. La fenêtre de confirmation vous en avertit. Si la première ne doit plus l'être, retirez-la.

Pas de numéro de GSM

Sans numéro de GSM, ou avec un numéro fixe, cette personne ne peut pas signer. Indiquez le numéro sur sa fiche et rouvrez l'onglet.

Un bureau dont le compte est limité

Si le compte de votre bureau est limité, vous ne pouvez rien faire signer de nouveau. Un document déjà envoyé qui revient signé est en revanche bien reçu. Retirer une demande reste possible, sauf si le compte ne permet plus que la consultation.