Digitaal ondertekenen (OKSign)

Met OKSign laat u een klant een document digitaal ondertekenen, zonder papier. CreditSoft maakt het document, stuurt elke ondertekenaar een eigen link en bewaart het getekende document daarna als bijlage. U gebruikt het voor twee documenten:

het opdrachtdocument, op de fiche van een kredietdossier: de aanvragers tekenen;
de privacyverklaring, op de fiche van een persoon: die persoon tekent.

Wat u vooraf nodig hebt

Een contract met OKSign. Zonder contract staat op het tabblad Ondertekenen: "Uw kantoor heeft nog geen OKSign-contract." Neem daarvoor contact op met ADM-Concept.
De tekst van het document. Uw kantoor schrijft die zelf, op de Bedrijfsfiche, in het Nederlands en in het Frans. CreditSoft zet er de titel, het dossier, de namen, de datum en de handtekeningvakken bij.
Het land van uw kantoor op de Bedrijfsfiche. CreditSoft heeft dat nodig om een gsm-nummer juist te lezen.
Per ondertekenaar een e-mailadres en een gsm-nummer. De link komt per mail. Bij het tekenen stuurt OKSign een code per sms, dus een vast nummer werkt niet.

Een document laten ondertekenen

Open het kredietdossier of de fiche van de persoon, en klik op het tabblad Ondertekenen.
Onder Wie tekent staan de ondertekenaars. Ontbreekt er iets bij iemand, dan staat dat naast zijn naam.
Klik op Laten ondertekenen. CreditSoft toont de namen en vraagt een bevestiging.
Bevestig met Laten ondertekenen. Elke ondertekenaar krijgt een mail met zijn eigen link.

Het document staat in de taal van de eerste ondertekenaar: de documenttaal op zijn fiche. Is die niet ingevuld, dan geldt de taal van uw kantoor. Is de tekst in die taal niet ingevuld, dan kunt u niet versturen.

De tekenpagina van OKSign opent voor elke ondertekenaar in zijn eigen documenttaal. Zo tekent een Franstalige partner op een Franse pagina, ook in een Nederlands dossier. Heeft iemand geen documenttaal, dan krijgt hij de taal van het document.

Enkel wie de fiche mag bewerken, ziet de knop Laten ondertekenen. De privacyverklaring bestaat enkel voor een persoon, niet voor een bedrijf, en pas nadat de fiche bewaard is.

De stand van een verzoek

Onder de knop staat elk verzoek, met wanneer en door wie het verstuurd is:

Wacht op ondertekening: nog niet iedereen tekende. Bij meer dan één ondertekenaar ziet u hoeveel er al tekenden.
Ondertekend: het getekende document staat bij de bijlagen van het dossier of van de relatie. Kort daarvoor kan er Ondertekend, het document wordt opgehaald staan.
Ingetrokken: u trok het verzoek in. Niemand kan nog tekenen. U ziet wanneer en door wie.
Mislukt bij OKSign.

CreditSoft vraagt de stand elk kwartier op, en telkens u het tabblad opent. Bij de privacyverklaring staat bovenaan ook de datum waarop de persoon ze ondertekende.

Bij een verzoek dat wacht, staan bij elke ondertekenaar twee knoppen:

Link kopiëren: de persoonlijke link, om hem zelf door te geven. Geef hem enkel aan die ondertekenaar.
Opnieuw mailen: dezelfde mail nog eens.

Staat er (mail niet vertrokken) naast een naam, dan kreeg die persoon geen mail. Kopieer dan de link.

Een verzoek intrekken

Mag een verzoek dat wacht niet meer, bijvoorbeeld omdat het verkeerde document vertrok of de klant ervan afziet, dan trekt u het in.

Klik naast het verzoek op Intrekken….
CreditSoft toont wie er moest tekenen en vraagt een bevestiging. Bevestig met Intrekken.

Daarna kan niemand dit document nog tekenen, en het verzoek staat op Ingetrokken. Dat is niet terug te draaien: wilt u toch laten tekenen, verstuur dan een nieuw verzoek.

Is het document intussen al getekend, dan kan intrekken niet meer. CreditSoft toont dan de handtekening.
Zegt CreditSoft dat OKSign het verzoek nog verwerkt, probeer het dan binnen een minuut opnieuw.
Een ondertekenaar kan in OKSign niet weigeren: hij kan de pagina enkel sluiten. Laat uw klant weten dat hij niet wil tekenen, trek het verzoek dan in.

Veelgemaakte fouten

Opnieuw versturen trekt het eerste verzoek niet in

Verstuurt u opnieuw, dan komt er een tweede verzoek bij, en het eerste blijft bestaan. Het bevestigingsvenster waarschuwt u daarvoor. Mag het eerste niet meer, trek het dan in.

Geen gsm-nummer

Zonder gsm-nummer, of met een vast nummer, kan die persoon niet tekenen. Vul het nummer in op zijn fiche en open het tabblad opnieuw.

Een kantoor met een beperkt account

Is het account van uw kantoor beperkt, dan kunt u niets nieuws laten ondertekenen. Een document dat al verstuurd was en getekend terugkomt, komt wel binnen. Een verzoek intrekken kan ook, behalve als het account enkel nog lezen toelaat.